Beirat

Details

In Anlehnung an das unverzichtbare Gremium in Aktiengesellschaften wird der Beirat eines Unternehmens gelegentlich als "fakultativer Aufsichtsrat" bezeichnet. Beiräte sind nicht obligatorisch für Familienunternehmen und andere Klein- und Mittelstandsunternehmen (KMU), die beispielsweise in der Rechtsform einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder UG (Unternehmergesellschaft) agieren.

Gerade inhabergeführte Traditionsunternehmen profitieren von der Etablierung dieses Gremiums, das auch Verwaltungsrat, Kuratorium, Gesellschafterausschuss oder Unternehmensrat genannt werden kann. Besonders in Prozessen der Anpassung oder Neuausrichtung bringen Beiratsmitglieder Kompetenz, Erfahrung und Kontrolle von einer neutralen Meta-Ebene in den Prozess ein.

Bei einer langfristigen strategischen Anpassung an digitale Herausforderungen kann ein kompetenter und effizient eingesetzter Unternehmensbeirat mit Digital-Kompetenz ein maßgeblicher Erfolgsfaktor sein.

Funktionen und Aufgaben

Digitale Transformation, Unternehmensnachfolge und viele andere grundlegende Veränderungsprozesse sind mit der Unterstützung eines strategisch besetzten Beirats effizient zu gestalten.

Fachkompetente Beratung

Der Beirat digital oder organisatorisch ausgerichtet, arbeitet kommunikativ mit den verantwortlichen Ebenen eines Unternehmens: Geschäftsführung, strategische Planung und Entwicklung. Unternehmerische Entscheidungen werden auf diese Weise vorbereitet, aber nicht abschließend getroffen.

Beiräte unterstützen mit profunder Erfahrung und sachlicher Kompetenz die Entscheidungsfindung. Als kompetente Partner geben sie in Form von Fachgesprächen und -diskussionen zudem Impulse und begleiten für die Unternehmensentwicklung relevante interne Diskussionen.

Kontrollfunktion

Gerade KMU leben davon, dass aus den Führungsebenen Innovationen und Perspektiventwicklungen in das Unternehmen einfließen. Das Beiratsgremium kann betriebswirtschaftliches Fachwissen ergänzen und ausgleichen, wenn Sie bestimmte Kontrollfunktionen auf erfahrene Beiräte übertragen.

Als Komplettierung des unternehmensinternen Kompetenzprofils kann der Beirat die verschiedenen Vorstellungen der Gesellschafter eines Unternehmens überwachen, bündeln und kooperativ zusammenführen.

Interessenvermittlung

Veränderungsprozesse führen in Unternehmen mitunter zu Diskussionen bis hin zu Verwerfungen zwischen einzelnen Gesellschaftern, Unternehmens- und Funktionsbereichen. Hier kann der Beirat digital eingreifen und vor Ort zwischen den Interessen vermitteln.

Speziell für diesen Funktionsbereich ist die Akzeptanz und Vertrauenswürdigkeit der Beiratsmitglieder von besonderer Bedeutung, um schlichtend agieren zu können.

Personelle Besetzung

Damit der Beirat effizient arbeiten und seine Kernfunktionen erfüllen kann, müssen seine Mitglieder die entsprechenden Kompetenzen einbringen:

• Erfahrung mit relevanten Sachthemen,
• Fachexpertise,
• Neutralität,
• Vertrauenswürdigkeit und
• unternehmerisches Denken.

Persönliche Voraussetzungen

Erfolgreiche Beiratsmitglieder haben neben ihrer jeweils gefragten Fachkompetenz zumeist ausgewiesene soziale und kommunikative Fähigkeiten. Dabei ist es eine individuelle unternehmerische Entscheidung, ob mehrheitlich externe Fachkräfte oder Gesellschafter mit diesem Profil ausgewählt werden.

Im Zuge der Adaption digitaler Strategien, kann ein Beirat digital und kommunikativ im Einzelfall und sofern ein besonderes Vertrauensverhältnis entstanden ist, sogar zum Change Agent werden.

Expertise

Der zentrale Vorteil eines externen Beratungs- und Kontrollgremiums liegt in der Fachkompetenz, die ins Unternehmen eingebracht wird. In die Praxis eingebundene operative Kompetenzen aller Unternehmensfelder werden ergänzt durch ausgewiesene Expertise, die im Unternehmensinteresse tätig wird.

In bestimmten Fällen kann Erfahrung mit Ihrem Unternehmen eine besondere Expertise darstellen. Kenntnisse der organisationsspezifischen Besonderheiten können für langfristig erfolgreiches Change Management genutzt werden.

Formale Rahmenbedingungen

Auch das freiwillig eingesetzte Beiratsgremium unterliegt in gewissem Umfang formalen Vorgaben.

Unternehmensspezifische Regelungen

Über die Zusammensetzung, Größe und mögliche Tätigkeitsbefristung des Unternehmensrates kann frei nach den individuellen Bedarfen im Unternehmen entschieden werden. Als Begleitgremium für betriebliche Veränderungen und digitale Transformationsprozesse eingerichtet, kann die Tätigkeit in modifizierter Form zur dauerhaften Beratungsinstanz ausgebaut werden.

Die individuellen Regeln werden vertraglich abgesichert. Insbesondere die Kriterien für Bestellung, Abberufung, Kooption und organisatorische Detaillösungen sowie die Beiratshaftung sollten schriftlich präzise fixiert werden

Informationspflicht

Das Unternehmen hat die Verpflichtung, den Beiratsmitgliedern sämtliche zur Ausübung der jeweiligen Aufgabenstellung notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Umgekehrt sind die Beiräte in der Pflicht, ihre Kompetenz beratend, überwachend oder vermittelnd in das Unternehmen einzubringen.

Errichtung

Die Errichtung ist abhängig von der gewählten Rechtsform des Unternehmens sowie von den Fragestellungen, die zu lösen sind: Soll der Beirat digital, organisatorisch, finanziell oder strategisch arbeiten?

Temporäre Errichtung

Besondere Situationen erfordern oft externe Unterstützung. In solchen Fällen kann zeitlich begrenzt

• der Beirat digitale Lösungen und langfristige Strategien entwickeln,
• ein Beratergremium die Regelung der Unternehmensnachfolge begleiten oder
• der Unternehmensbeirat das Reputation Management positiv beeinflussen.

Größe des Rates

Die Größe das "fakultativen Aufsichtsrates" richtet sich ausschließlich nach den betrieblichen Erfordernissen. Eine normative Vorgabe gibt es nicht.

Wenn das Gremium in fachlichen Fragen Entscheidungen vorbereiten soll, wird allgemein empfohlen, eine ungerade Anzahl von Beiratsmitgliedern zu etablieren. Bei der Festlegung einer angemessenen Beiratsgröße sollte die obligatorische Beiratsvergütung gegenüber dem zu erwartenden Mehrwert von nachgeordneter Bedeutung sein.

Rechtlicher Rahmen

Wenn dem Beirat ausschließlich beratende Funktion zukommt, ist die Gründung sehr leicht. In diesen Fällen reicht eine einfach schuldrechtliche Vereinbarung zwischen der Gesellschaft und den einzelnen Beiratsmitgliedern.

Beiräte, die betriebliche Funktionen wie die Kontrolle der Geschäftsführung oder die Mediation in betrieblichen Konflikten übernehmen sollen, müssen notwendigerweise in die Gesellschaft integriert werden. In diesen Fällen müssen insbesondere die Grenzen der Befugnisse und die Abgrenzungen zu anderen Gesellschaftsorganen genau definiert werden.

Zusammenfassung

• Anstehende Veränderungen Ihrer Geschäftstätigkeit werden strategisch optimal von Fachkompetenz aus dem fakultativen Aufsichtsrat begleitet.
• Zur Einleitung und Begleitung einer digitalen Transformation trägt ein kompetentes Beiratsgremium durch Beratung, Prozessüberwachung und Vermittlung zu Ihrem Unternehmenserfolg bei.
• Digitale Expertise, Kommunikationsfähigkeit und Neutralität sind zentrale Voraussetzungen für Beiratsmitglieder in Anpassungsprozessen.
• Die Gestaltungsspielräume der Beiratsaufgaben können Sie frei definieren, solange gegenseitige Informationspflichten eingehalten werden.
• Die Enscheidung, wie groß Ihr Unternehmensrat sein soll, können Sie in Abhängigkeit zu den anstehenden Aufgabenstellungen treffen.
• Rechtsnormen und individuelle vertragliche Regelungen definieren auch bei einem digitalen Beirat die Haftung, Tätigkeitsdauer und die Art der Bindung an Ihre Gesellschaft.